GTD en pratique avec todotxt : quelques conseils

GTD est l’une des méthodologies de gestion de son flux de travail les plus connue. Proposée par David Allen au début des années 2000, elle détaille cependant peu l’utilisation du numérique pour son application. Dans ce billet, je présente la façon dont j’emploie la syntaxe todotxt pour mettre en œuvre la démarche GTD au quotidien.

GTD : de quoi s’agit-il ?

Ce billet s’adresse aux personnes possédant déjà une connaissance minimale de GTD. Les autres peuvent parcourir les nombreuses ressources en ligne, en commençant par la page Wikipédia consacrée à la méthode. On trouve pas mal de témoignages d’utilisateurs suivant de manière plus ou moins rigoureuse GTD, comme par exemple Genma, ou des blogs ou sites rappelant les 5 étapes du processus, ou décrivant les erreurs à ne pas commettre.

Pour ma part, je me contenterai donc de rappeler que GTD est une méthode systématique et complète de son flux de travail. Systématique, car son application nécessite d’être constante et ne doit souffrir, théoriquement au moins, d’écarts. Complète, car tous les aspects du flux − de l’identification des tâches à leur exécution − sont couverts. Plus encore : toutes les tâches le sont, personnelles comme professionnels. En ce sens, le terme « travail » n’est pas à entendre uniquement dans son acception professionnelle.

Je souhaite également préciser que, ii les 5 étapes à l’instant évoquées constituent le « noyau dur » de la méthode GTD, celle-ci est loin de s’y réduire. À titre d’illustration, David Allen propose également « 6 paliers pour définir la vraie nature de votre travail », les paliers les plus élevés, c’est-à-dire les plus abstraits, incitant à s’interroger sur le sens de son activité à 3 ou 5 ans, ou même à l’échelle de sa vie…

Et todotxt ?

todotxt est à la fois une syntaxe proposée pour noter ses tâches et l’outil associé pour les gérer. Ses atouts sont nombreux :

  • les tâches sont enregistrées dans un simple fichier textuel, éditable avec un simple bloc-notes, léger, portable et pérenne
  • la syntaxe proposée est simple et claire. La plupart des éléments sont optionnels, il est ainsi très difficile de rater quelque chose et de « casser » son fichier
  • cette souplesse et cette simplicité rendent possible l’existence d’un nombre croissant d’applications aidant à saisir ou gérer ses tâches, que ce soit sous Windows, Linux ou Android

On se réfèrera à la documentation utilisateur pour en savoir davantage. Pour donner un aperçu de ce à quoi cela ressemble concrètement, j’en extrais l’image suivante :

Vue générale de la syntaxe todotxt utilisée pour GTD

Ce billet est consacré à la façon dont j’emploie GTD avec todotxt, et non pas à todotxt seul. Parcourez donc la documentation de ce dernier avant d’aller plus loin. Dernière précision : je reste ici au niveau de la syntaxe et de la « logique », je ne descends pas au niveau concret de l’outil (c’est-à-dire des logiciels). Cela fera l’objet de futurs billets.

Mise en œuvre de GTD avec todotxt

Ce billet répond principalement à la question suivante : « comment organiser ses tâches avec todotxt dans une démarche GTD, et comment cette organisation peut aider à leur réalisation ? »

Gérer ses tâches en projets et sous-projets

Qui dit organisation des tâches, dit projet. La syntaxe todotxt propose l’utilisation du signe + pour renseigner le projet auquel la tâche est associée. Si j’organise un congrès, la réservation d’une salle sera une tâche incontournable que j’écrirai ainsi :

Réserver une salle +congrès

L’usage d’un tel tag est loin d’être superflu : selon la méthode GTD, tenir à jour une liste exhaustive des projets à réaliser est une condition nécessaire à la revue hebdomadaire des dits projets et de leurs tâches.

Toutefois, la mise en œuvre de cette règle, qui semble simple de prime abord, nous fait nous confronter à une question pas si évidente que cela à traiter : qu’est-ce qu’un « projet » ? Remplir mes missions professionnelles annuelles peut en soi constituer un projet. Il est pourtant évident qu’un seul tag +professionnel ne sera pas d’une grande utilité dans mon organisation quotidienne. Est-ce que chacune des 6 missions ne pourrait pas constituer un projet ? Celles-ci ne sont-elles pas encore fractionnables ?

Sur ce point, David Allen n’est pas d’un grand secours puisque, il faut l’avouer, sa définition de ce qu’est un projet est assez extensive et pas nécessairement très précise. En effet, il s’agit selon lui de « tout travail fractionné en étapes pour produire un résultat voulu. » Toutefois, il prend bien soin de préciser, d’une part, que la liste des projets peut être subdivisée et, d’autre part, que certains projets peuvent être découpés en sous-projets. Sans donc véritablement nous dire ce qu’est un projet − sans doute parce que cela est de l’appréciation de chacun·e et est relatif à la nature de ses activités − il nous aide bien à nous organiser. Voici comment.

Subdiviser les projets selon leur nature

La subdivision permet de séparer des projets de nature différentes. L’auteur propose plusieurs types de subdivision. Il peut s’agir, par exemple, de distinguer les projets professionnels des projet personnels. Ou encore, des projets à gérer soi-même des projets à déléguer. Quelque soit le type de subdivision préféré, la syntaxe todotxt permet de gérer cela facilement, en additionnant les tags. Ainsi, le projet « congrès » étant un projet professionnel, la tâche précédente peut s’écrire de la sorte :

Réserver une salle +congrès +professionnel

Projets et sous-projets

Les projets les plus importants peuvent mériter, selon Allen, d’être découpés en sous-projets, à la condition que ceux-ci soient relativement indépendants. Pour ma part, je dirais qu’ils doivent constituer une « entité logique », la logique à respecter étant celle qui aura le plus de sens pour vous.

Comment gérer les sous-projets avec la syntaxe todotxt ? Celle-ci n’implémente pas cette notion de sous-projets. Ma technique consiste simplement à utiliser le signe > pour préciser dans quel sous-projet s’inscrit une tâche.

Reprenons l’exemple de l’organisation d’un congrès. La réservation d’une salle est nécessaire au congrès lui-même et je ne ferai donc pas entrer cette tâche dans un sous-projet. En revanche, je peux considérer que l’organisation d’une table ronde d’une part, et l’organisation des présentations individuelles en séance plénière d’autre part, constituent deux sous-projets indépendants, qui peuvent être menés en parallèle. C’est donc ainsi que j’écrirai différentes tâches attachées à ces (sous-)projets :

Réserver une salle +congrès +professionnel
Appeler Martin pour modération +congrès>table_ronde +professionnel
Envoyer le canevas PowerPoint au Pr. Xavier +congrès>plénière +professionnel

On pourrait bien sûr imaginer un grand nombre de niveaux, c’est-à-dire des sous-sous-projets… Il est assez évident que cela peut s’avérer vite contre-productif. Personnellement, je me limite à ces deux niveaux (projet>sous-projet).

Cette façon de caractériser les tâches a l’avantage d’être explicite, facile à lire lors des revues quotidiennes et hebdomadaires même avec un simple bloc-notes, et s’accorde bien avec les fonctionnalités des logiciels de gestion de tâches s’appuyant sur todotxt (mais ceci fera l’objet d’autres billets).

Définir les actions à réaliser et les contextes associés

Gérer les prochaines actions… et les autres

La première partie de ce billet repose implicitement sur le fait que nous avons déjà identifié les actions à réaliser (« Réserver une salle », « Appeler Martin », etc.), c’est-à-dire les « prochaines actions » (next actions). Or, cela est le produit d’un processus qui peut en réalité mener à d’autres voies. Ainsi, selon le schéma bien connu de la méthodologie GTD, si aucune action n’est nécessaire lors du traitement de la « boîte d’entrée », alors nous avons le choix entre jeter l’élément à la corbeille, l’exécuter « un jour, peut-être », ou bien le classer comme référence. En revanche, si une action est nécessaire, alors il faut l’exécuter immédiatement si elle prend moins de deux minutes (ou cinq : à adapter selon chacun),  la noter si l’exécution est plus longue, attendre si elle nécessite l’action d’un tiers, ou enfin la noter dans son calendrier si elle doit être programmée.

Un des avantages de todotxt est de permettre d’employer un seul fichier textuel pour gérer plusieurs de ces situations.

Les 3 situations gérées avec todotxt

Personnellement, je gère 3 d’entre elles avec cet outil :

  • les « prochaines actions » (celles qui nécessitent plus de 2 minutes d’exécution)
  • les actions « un jour, peut-être »
  • les éléments en attente

Pour ce faire, c’est le tag de contexte que j’utilise. La syntaxe todotxt le définit à l’aide du signe @. Comme ce tag sera utilisé pour d’autres choses encore comme nous le verrons plus bas, pour plus de clarté, je précède toujours ces 3 situations par 1-. Les exemples suivant illustre cette méthode :

Réserver une salle +congrès @1-faire
Envoyer le canevas au Pr. Xavier +congrès>plénière @1-faire
Réponse de Martin +congrès>table_ronde @1-attendre_relancer
Organiser un colloque dans 2 ans ? @1-peut-être

Quelques commentaires. L’avantage d’utiliser le préfixe 1- est double : comme ces tags sont mutuellement exclusifs, ça permet de rapidement vérifier qu’il n’y en a bien qu’un seul par tâche. D’autre part, cela facilite l’utilisation de certains logiciels puisque ces trois tags sont présentés proches les uns des autres, et que l’auto-complétion est aisément activable. Mais ce billet ne portant que sur la logique et pas les outils, nous verrons cela plus tard.

Faciliter le passage à l’action : choisir les tâches à exécuter

La syntaxe todotxt n’est pas utile uniquement pour classer les tâches en projets et sous-projets, et pour déterminer la nature de la tâche comme nous venons de le voir. En effet, elle permet aussi de faciliter le passage à l’action, c’est-à-dire la réalisation des tâches. Ce passage à l’action revient en premier lieu à déterminer quelle(s) action(s) réaliser en premier. Sur ce point, la méthode GTD est assez surprenante pour le non-initié, puisque la priorité de la tâche ne constitue pas le première critère de choix. Plus précisément, il s’agit même du dernier des quatre critères. Dans l’ordre d’importance, ceux-ci sont :

  1. Le contexte
  2. La disponibilité
  3. Le niveau d’énergie
  4. La priorité

Voyons comment les intégrer à l’utilisation de todotxt.

Le contexte

Il convient de préciser à présent que le terme « contexte » peut avoir deux sens :

  • Au sens de todotxt, c’est l’utilisation du tag @
  • Au sens de GTD… c’est justement ce que nous allons désormais détailler !

Le contexte désigne ainsi, pour David Allen, l’ensemble des outils que j’ai à ma disposition pour réaliser mes tâches : ordinateur, téléphone, connexion internet, photocopieur… Certaines tâches nécessitent certains outils, et pas d’autres. C’est cette évidence qui va définir la façon dont des tâches doivent être priorisées. Si je n’ai pas de connexion internet, je ne peux logiquement pas réaliser la tâche « Réserver mes billets de TGV » !

Si cet aspect est donc le plus important, à mes yeux il est aussi celui qui a le plus « vieilli ». En effet, lorsque David Allen présente la méthode GTD, les salariés n’ont pas de smartphone et un ordinateur portable permettant un accès à Internet et à son traitement de texte quasiment partout… Il convient donc à chacun·e de déterminer ce qui est le plus pertinent pour elle ou lui. Pour ma part, je distingue les trois contextes suivants :

  • « partout », si j’ai seulement besoin de mon ordinateur, sans nécessairement nécessiter une connexion internet
  • « internet », si une connexion au réseau est indispensable
  • « bureau », si la tâche ne peut être exécutée qu’au bureau (par exemple, parce que je dois discuter avec un collègue, ou téléphoner depuis mon poste)

C’est encore l’utilisation du tag @ qui permet de préciser ces contextes. Comme précédemment, ils sont mutuellement exclusifs et donc, pour les mêmes raisons que celles présentés juste au-dessus, je les fais précéder du préfixe 2-. Ainsi les tâches peuvent-elles ressembler à ceci :

Réserver une salle +congrès @1-faire @2-bureau
Envoyer le canevas au Pr. Xavier +congrès>plénière @1-faire @2-internet
Réponse de Martin +congrès>table_ronde @1-attendre_relancer
Organiser un colloque dans 2 ans ? @1-peut-être
La disponibilité et le niveau d’énergie

Ces deux critères respectent la même logique. La disponibilité représente le temps qu’on a devant soi pour réaliser une tâche. Il s’agit donc d’évaluer la durée de chaque tâche, à l’aide de tags pouvant ressembler à @3-5min, @3-15min, ou encore @3-1h.

Quant au niveau d’énergie, il est relatif à l’effort intellectuel nécessaire à la réalisation d’une tâche. Pour ma part, je distingue simplement deux niveaux, haut et bas. En conséquence, j’utilise les tages @4-bas et @4-haut.

La priorité

Une fois les 3 précédents critères appliqués, alors intervient la priorité de la tâche elle-même. Avec todotxt, la priorité est définie par un champ spécial. Ce champ, optionnel, est nécessairement en première position. Il s’agit d’une lettre entre parenthèses, (A) définissant la priorité la plus haut.

Voici un exemple complet :

(A) Réserver une salle +congrès @1-faire @2-bureau @3-45min @4-bas
(B) Envoyer le canevas au Pr. Xavier +congrès>plénière @1-faire @2-internet @3-5min @4-bas
Réponse de Martin +congrès>table_ronde @1-attendre_relancer
Organiser un colloque dans 2 ans ? @1-peut-être

Pour finir : faut-il vraiment mettre en œuvre tout ça ?

Je mentirais si j’écrivais que chacune de mes tâches était renseignée par l’ensemble des attributs que nous avons vus ici. En particulier, définir la durée prévue d’une tâche et le niveau d’énergie nécessaire pour la réaliser sont des aspects que je passe parfois « à la trappe ». En revanche, l’utilisation d’un des trois tags @01-faire, @01-attendre_relancer, @01-peut-être me semble être absolument primordiale. Spécifier un projet l’est également. Ce sont en effet ces deux champs optionnels pour todotxt, mais cruciaux pour GTD, qui autorisent une revue complète et efficace des actions à mener, et l’identification des manques.

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